El objetivo de esta actividad es contrastar
un documento teórico que describe el desarrollo del Pensamiento Sistémico en
una organización, que al hacerlo se considera a sí misma como una organización
que aprende continuamente, con el caso desarrollado en clase : Carmencita y el
pedido. La primera parte consiste en contrastar el
caso desarrollado en clase y aplicar las cinco disciplinas descritas en el
articulo, describiendo brevemente cuál es la situación actual de cada
disciplina y qué debería de hacerse en la organización para poder fortalecer
cada disciplina. Finalmente, en la segunda parte, se
presenta un posible loop que está operando en la organización, aplicando la
figura 1 que se encuentra en el artículo y exponiendo la estructura del loop,
cómo opera y las consecuencias de éste en el caso planteado.
El Dominio Personal es la disciplina que
permite aclarar y ahondar continuamente nuestra visión personal, concentrar las
energías, desarrollar paciencia y ver la realidad objetivamente. En el caso estudiado,
se evidencia una falta de dominio personal por parte de los involucrados: Jaime
Ventas, Don Tendero, Carlos Computador, Fernando Marca, Mario Líder, y hasta
Carmencita. Cada uno vive su realidad de acuerdo a sus propias metas, perdiendo
objetividad sobre las exigencias reales de la organización y de su verdadero
rol en la consecución de los objetivos organizacionales. Es decir, cada uno
está tirando para su lado. Así, su visión personal está limitada a ver la
organización de manera fragmentada, en la cual cada uno tiene una parte, un
papel que debe cumplir como sea sin importar los pactos establecidos, políticas
organizacionales y la manera en que sus actuaciones repercuten en las otras
partes.
¿Cómo mejorar este aspecto? Pues bien, aquí
lo más importante sería que empezaran a experimentar la organización como una
suma de partes interrelacionadas en la cual cada acción de una parte repercute
en el resto. Que el efecto sea positivo o negativo depende de la calidad de su
actuación, y ésta dependerá, a su vez, de que sean conscientes de este hecho y
que aprendan que su visión personal, energías y perspectiva de la realidad
deben apuntar hacia la consecución de los objetivos organizacionales, y no
personales. La disciplina del dominio personal, comienza por aclarar las cosas
que de verdad nos deberían interesar, para poner nuestra vida al servicio de
esas mayores aspiraciones. Aquí interesan ante todo las conexiones entre
aprendizaje personal y aprendizaje organizacional, los compromisos recíprocos
entre individuo y organización, y el espíritu especial de una empresa
constituida por personas capaces de aprender.
Los Modelos Mentales son supuestos
hondamente arraigados, generalizaciones e imágenes que influyen sobre nuestro
modo de comprender el mundo y actuar. En el caso de Carmencita y el pedido, se
evidencian algunos modelos mentales que entorpecen el buen funcionamiento de
todo el sistema. Por ejemplo, como todos los proveedores le llevan al
final de mes los mejores negocios para cumplir su meta, Don Tendero se dice: “Yo soy el dueño y aquí
mando yo”, por lo que supone que cada proveedor en esta situación, como es el
caso de Jaime Ventas, debe estar supeditado a las condiciones que él establezca. Por otro lado, Jaime Ventas, al estar en esta situación, se dice “Ese es
mi cliente más importante”, y desordena toda la operación logística y el orden
de despachos, influyendo asimismo en las funciones de Carmencita y Carlos
Computador, con tal de cumplirle a su supuesto mejor cliente 16.8. Finalmente,
está el departamento de ventas, el cual se dice “El problema es de los de
bodega” poniendo siempre el desempeño de la bodega en tela de juicio, sin
molestarse en ahondar más en el problema para llegar al verdadero responsable.
El verdadero problema de tener estos modelos mentales es que a menudo no
tenemos conciencia de ellos o los efectos que surten sobre nuestra conducta y
la de los otros, pues en muchas ocasiones, como sucede en este caso
particular, se vuelven modelos mentales compartidos y aceptados por una gran
cantidad de personas. Por lo tanto, para fortalecer esta disciplina en la
empresa del caso, el éxito radicaría en llevar a cabo ejercicios mediante los
cuales se modifiquen modelos mentales compartidos acerca de la compañía y su
funcionamiento. La disciplina de trabajar con modelos mentales empieza por
repasar esas imágenes internas, llevarlas a la superficie y someterlas a un
riguroso examen a mano de todos los involucrados en la gestión organizacional, ejercicio en el cual ellos manifiesten sus pensamientos y los sometan al
juicio de todos los afectados por estos modelos mentales, de manera que se
empiecen a modificar y dejen de poner en riesgo el buen funcionamiento del
sistema. Un posible camino podría ser mediante el establecimiento de
Círculos de Calidad, que se encarguen de llevar a cabo esta tarea.
3. CONSECUCIÓN DE UNA VISIÓN COMPARTIDA
La Consecución de una Visión Compartida hace alusión a la capacidad para
compartir una imagen del futuro que se procura crear en la organización.
Está claro que esta disciplina brilla por su ausencia en la empresa del caso
estudiado. Como se manifestó en el análisis de la primera disciplina, aquí cada
uno está tirando para su lado en miras a alcanzar sus metas particulares.
El ejemplo más claro es el de Jaime Ventas, quien por cumplir con su cuota de
ventas termina violando varios pactos ya establecidos. Sin duda, Jaime sólo
cuenta con una visión individual que tan arraigada que es capaz de cualquier
cosa con tal de lograr su meta.
El fortalecimiento de esta disciplina en la empresa del caso es de vital
importancia, pues cuesta concebir una organización que haya alcanzado cierta
grandeza sin metas, valores y misiones que sean profundamente compartidos
dentro de la organización. En este caso, podrían establecerse diferentes
equipos a cargo de ciertos líderes que tuviesen el carisma y las aptitudes
necesarias para traducir las visiones individuales en visiones compartidas,
garantizando un aprendizaje en equipo que propicie un comportamiento genuino
frente a estas visiones compartidas antes que un mero acatamiento.
4. APRENDIZAJE EN EQUIPO
La disciplina del Aprendizaje en Equipo comienza con el diálogo y la
capacidad de los miembros del equipo para eliminar los supuestos e ingresar
en un auténtico pensamiento conjunto. Esta disciplina va de la mano con la
anteriormente expuesta, ya que, al parecer, una legitima a la otra y viceversa. Por lo tanto, es evidente que en la empresa del caso el aprendizaje en
equipo tampoco se está llevando a cabo. En este caso, es el individuo y no el
equipo es la unidad fundamental de aprendizaje en la organización. Y mientras
esto funcione así, la empresa difícilmente prosperara.
Podría decir que para fortalecer esta disciplina casi la unificaría con la
anterior. La meta sería la construcción de una visión compartida a través del
aprendizaje en equipo. Sólo cuando los equipos aprenden de veras, no sólo
generan resultados extraordinarios, sino que sus integrantes crecen con mayor
rapidez. Para ello, conformaría equipos con gente de cada departamento a
cargo de un líder o moderador para que se reunieran a dialogar con cierta
frecuencia. De esta manera, todos los equipos estarían enterados de lo
que pasa en el resto de la organización y, conociendo esto, saber cómo puede
contribuir cada uno a lograr las metas organizacionales. El aprendizaje
en equipo es vital porque la unidad fundamental de aprendizaje en las
organizaciones modernas no es el individuo sino el equipo.
5. PENSAMIENTO SISTÉMICO
El Pensamiento Sistémico es la disciplina final. Para desarrollar
este concepto, debemos saber que los negocios y empresas también son sistemas. Sin embargo, como se estableció anteriormente, parece que los empleados
de la empresa del caso no concibieran a su organización como un sistema. Al
contrario, ellos no son conscientes que sus decisiones tienen alguna
repercusión en el desempeño de las otras partes del sistema organizativo.
Y mientras se sigan considerando como una pieza aparte, una pieza aislada en el
sistema, se seguirán preguntando por qué sus problemas más profundos nunca se
resuelven.
Por eso el Pensamiento Sistémico es la quinta disciplina. Es la disciplina
que integra las demás disciplinas, fusionándolas en un cuerpo coherente de
teoría y práctica, impidiéndoles ser recursos separados. Así, fortalecer
esta disciplina en la empresa es lo primero que debe entrar en consideración,
pues sin una orientación sistémica, no hay motivación para examinar cómo se
interrelacionan las otras disciplinas. ¿Cómo fortalecerla, entonces? Al
enfatizar cada una de las demás disciplinas, el Pensamiento Sistémico nos
recuerda continuamente que el todo puede superar la suma de las partes. Pero
éste también requiere las disciplinas concernientes a la visión compartida, los
modelos mentales, el aprendizaje en equipo y el dominio personal para realizar
su potencial. Así, la construcción de una visión compartida alentará un
compromiso a largo plazo. Los modelos mentales enfatizarán la apertura
necesaria para desnudar las limitaciones concernientes a su manera actual de
concebir la organización. El aprendizaje en equipo desarrollará las
aptitudes de este grupo de personas para buscar una figura más amplia que
trascienda sus perspectivas individuales. Y, finalmente, el dominio
personal alentará la motivación personal para aprender continuamente cómo sus
actos afectan el resto de la organización.
CAUSAL LOOP DIAGRAM
Uno de los problemas
en el caso estudiado no es solamente la falta de comunicación, sino que hay un
proceso el cual no está supervisado. Esta es, precisamente, la historia que nos
va a contar el Loop. En este
caso, es el proceso de ventas, desde la negociación con clientes hasta el
despacho final, el que no está controlado. Y, como vimos, es absolutamente
necesario que se realicen controles en cada etapa del proceso. Así, el
control puede ser realizado por una persona, cuya contratación es más sencilla
que implementar sistemas de control, ya que éste último demanda mayores
recursos tecnológicos y económicos con los que la empresa no cuenta en este
momento. En un principio, puede que esta solución esté dando resultados, y la
empresa de Carmencita esté cumpliendo con la mayor parte de las ordenes sin
retrasos.
Sin embargo,
a largo plazo, podrían empezar a decaer los buenos resultados obtenidos. La
consecuencia de esta solución, es haber generado, con el tiempo, que el orden
de despacho de los pedidos recayera en manos de una sola persona. Persona que
tendrá que empezar a relacionarse especialmente con los de ventas, con quienes
empezará a forjar relaciones interpersonales. Tales relaciones pueden desencadenar
en favoritismos, recompensando a algunos con privilegios o
favores (como modificar el orden de despachos a su beneficio), entorpeciendo la
consecución de los objetivos organizacionales y pasando por encima de los
pactos establecidos, cosa que nos devolvería al punto inicial de partida:
El problema.
